zmiany prawa pracy
0 Komentarzy
Categories: Prawo pracy

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych – zmiany prawa pracy 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. wielu kadrowych czeka ból głowy spowodowany nie tylko zakończeniem roku. Ustawodawca przygotował dla nas zmiany prawa pracy. Od nowego roku wchodzą bowiem w życie nowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników.

Jak długo będziemy przechowywać dokumentację?

Pierwszym istotnym novum jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dotychczas pracodawca zobowiązany był przechowywać akta pracownicze przez okres 50 lat. Termin ten liczony był od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Po nowelizacji termin ten  zostanie skrócony do 10 lat.

Co z dokumentacją którą już przechowujemy ponad 10 lat?

Wprowadzane zasady będą obowiązywały w nowym kształcie jedynie w stosunku do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Natomiast, co do zasady, w przypadku stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ustawy, okres przechowywania dokumentacji pozostaje bez zmian (50 lat od ustania stosunku pracy). W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. pracodawca może złożyć do ZUS zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego. Pozwoli mu to skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Nowa część akt osobowych

Oprócz zmiany okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej kolejną zmianą jest wprowadzenie nowego podziału akt osobowych. Według nowych zasad akta pracownicze podzielone będą na cztery części zamiast dotychczasowych trzech:

  • A – etap ubiegania się o zatrudnienie,
  • B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
  • C – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
  • D – etap ustania stosunku pracy.

Digitalizacja akt osobowych

Najistotniejszą zmianą przygotowaną przez ustawodawcę jest digitalizacja akt osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość wyboru czy prowadzi akta pracownicze w formie elektronicznej czy papierowej. Wedle reguł obowiązujących do końca 2018 roku możliwe było prowadzenia akt częściowo w formie papierowej a częściowo elektronicznie. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na zdigitalizowanie dokumentacji będzie mógł zeskanować akta i opatrzyć je podpisem elektronicznym. Dokumenty w wersji papierowej będzie mógł zwrócić natomiast pracownikowi.

Wynagrodzenie na konto

Na końcu warto również wspomnieć, iż wraz z wprowadzanymi zmianami wchodzi w życie również zasada wypłacania wynagrodzenia na konto pracownika. Jeżeli pracownik nie będzie chciał otrzymywać wynagrodzenia w tej formie będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne pisemne oświadczenie.



Zostaw komentarz

r.pr. Karol Franczak

Jestem radcą prawnym wpisanym na listę radców prawnych OIRP w Krakowie pod nr KR-3928.

Od wielu lat specjalizuję się w bieżącym doradztwie osobom prywatnym i przedsiębiorcom.

Zapraszam do skorzystania z mojej wiedzy!